制作・導入事例
お客さまのご要望
株式会社中藏様では、協力業者様からの請求に際して、独自の統括請求書をあわせて送付するよう依頼されておられました。
その統括請求書は従来ながらの手書きによるもので、誤字や計算誤りなどのヒューマンエラーが発生しやすく、集計も大変でした。
また、年々請求書を確認する担当者が増加しており、支払日までの担当者一人当たりに確保できる時間も減少してきました。
そこで、この支払に関する業務をシステム化することで、ミスなく作業時間の短縮ができないかというご相談を受けました。
私たちのアプローチ
１．調査
支払業務および関連業務についての調査を実施し、システム化の対象とするべき部分とその目的を明確にしていきます。 今回のシステムでは、協力業者様から中藏様への請求業務、中藏様の請求書確認業務、金融機関に対する協力業者への支払い業務を対象とし、現状発生している様々なミスをなくし、作業時間短縮を最大の目的としました。
２．設計
システムを利用される方々の使い勝手を最大限に考慮し、どのようなシステムを提供するべきかを検討し、設計していきます。
今回のシステムでは、日中に現場へ出られることが多い現場監督さんが、いつでもどこでも利用しやすいように、クラウドサービスとして提供することとしました。
３．開発
システムを利用される一部の方にシステムの暫定版を提供し、使い勝手を含めた意見を収集していきます。
収集した意見を元に、より良いシステムとするため、柔軟に対応していきます。
今回は、選抜されたメンバーの皆様に対して、導入の目的とその成果をしっかり伝え、より良いシステムとなることの意味を認識していただくことで、惜しみないご協力をいただくことができました。
４．運用
利用される方々への指導を実施するとともに、ヘルプデスク対応を実施していきます。
ヘルプデスク対応をしっかり行うことで、システムを十分に利用できる環境を整えるとともに、機能改善の意見収集を並行して実施することができました。
